Bugis Lanang: IT PROJECT MANAGEMENT

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Sering kita lihat bahwa proyek TI mengalami kegagalan, baik dalam mencapai tujuan, jadwal maupun batasan biaya yang telah ditentukan. Sering kita lihat juga bahwa pada saat pengerjaannya, beberapa proyek TI mengalami pengurangan ataupun penyesuaian pada lingkup pekerjaannya agar dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Akibatnya, hasil yang diperoleh oleh customer lebih sedikit dari yang direncanakan di awal, padahal tetap harus mengeluarkan biaya untuk lingkup pekerjaan yang telah direncanakan di awal.

Data dari Standish Group Study (CHAOS) menemukan bahwa 31.1% proyek TI dibatalkan sebelum proyek rampung. Hasil selanjutnya mengindikasikan 52.7% proyek TI mengalami pembengkakan biaya lebih dari 189%. Hanya sekitar 16.2% proyek pengembangan software yang diselesaikan sesuai dengan budget dan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Belum lagi, banyak ditemukan proyek TI bernilai besar yang dirasakan tidak membawa manfaat signifikan pada perusahaan.

Apakah yang menyebabkan rendahnya tingkat keberhasilan proyek TI ini? Fakta yang didasarkan dari berbagai pengalaman menyebutkan bahwa salah satu penyebab kegagalan proyek TI adalah dilupakannya atau belum dijalankannya manajemen proyek TI (IT project management) secara baik dan tepat manakala dilakukan suatu proyek TI. Padahal dengan investasi yang lumayan mahal, proyek TI dituntut oleh pemilik proyek agar berjalan mulus, tanpa cacat. Di sinilah manajemen proyek TI menjadi penting dan kami menyadari itu sehingga membuat sebuah makalah yang berjudul “IT Project Management” disamping memenuhi tugas dari dosen Sistem Informasi Manajemen.

B. IDENTIFIKASI MASALAH (LATAR BELAKANG)

Sesuai dengan judul makalah ini “IT Project Management”, berkaitan dengan pengertian yang namanya IT, Project dan Management. Berkaitan dengan judul tersebut, maka masalahnya dapat diidentifikasi sebagai berikut :

1. Apa itu manajemen proyek.

2. Bagaimana pengertian IT Manajemen Proyek secara garis besar.

C. PEMBATASAN MASALAH

Untuk memperjelas ruang lingkup pembahasan, maka masalah yang dibahas dibatasi pada masalah :

1. Pemahaman mengenai IT Manajemen Proyek.

2. Tahapan IT Manajemen Proyek.

D. PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah tersebut, masalah-masalah yang dibahas dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana deskripsi Manajemen Proyek?

2. Bagaimana deskripsi Tahapan IT Manajemen Proyek?

BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Proyek dan Tekhnologi Informasi

Proyek adalah sebuah kata yang sering di gunakan untuk sebuah pekerjaan didalam sebuah program kegiatan, akan tetapi kata ini mempunyai arti dimana sebuah pekerjaan besar yang berkemungkinan besar tidak akan terulang kembali pada jangka waktu tertentu dimasa yang akan datang. Setiap proyek harus memiliki start dan finish yang jelas, sekumpulan aktivitas yang berurutan diantara dua kejadian itu, berikut adanya suatu sasaran tertentu. Suatu proyek adalah suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik. Sementara diartikan bahwa setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu. Unik diartikan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya. Tidak ada dua proyek yang 100% sama. Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, 'tools and techniques' pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : 'initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process'. Metode manajemen proyek memungkinkan kita untuk lebih berfokus pada prioritas, mengawasi 'performance' mengatasi masalah dan melakukan penyesuaian terhadap perubahan. Demikian pula metode ini memberikan kepada kita lebih banyak kontrol dan menyediakan berbagai 'tools and techniques' yang telah teruji untuk membantu seorang manager proyek dalam memimpin tim-tim proyek guna mencapai sasarannya sesuai waktu dan anggaran yang telah ditentukan. Stake holder adalah semua orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek termasuk didalamnya adalah sponsor proyek, tim dalam proyek, staf pendukung, kastamer, pengguna, suplier, dan bahkan pesaing atau pihak yang melawan adanya proyek. Masing – masing stake holder memiliki ekspektasi yang berbeda – beda. Bidang pengatehuan manajemen proyek adalah kompetensi kunci yang harus dikembangkan oleh seorang manajer proyek. Ada sembilan bidang pengetahuan manajemen proyek. Empat inti bidang pengetahuan diantaranya adalah manajemen scope, time, cost dan quality. Sedangkan empat bidang pengetahuan pendukung diantaranya adalah manjemen human resource, communication, risk dan procurement. Dan satu bidang pengetahuan yang penting adalah project integration management. Teknik dan tools dalam manajemen proyek memberikan bantuan pada manajer proyek dan timnya untuk menyelesaikan pekerjaan proyek dalam sembilan bidang pengetahuan. Beberapa tools adalah gantt charts, project network diagram dan critical path analysis.

Sedangkan kaitannya antara manajemen proyek dan tekhnologi informasi adalah bagaimana penerapan dari pengetahuan, keterampilan, 'tools and techniques' pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi dengan menggunakan peralatan elektronika, terutama computer untuk menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja termasuk kata-kata, bilangan dan gambar.

Batasan yang umum dalam semua manajemen proyek termasuk TI Manajemen Poreyek dikenal dengan Triple Constraint yang harus diperhatikan yaitu:

1. Scope/Ruang Lingkup: Pekerjaan apa yang harus diselesaikan sebagai bagian dari sebuah proyek. Produk, jasa atau hasil apa yang diharapkan oleh kastamer atau sponsor dari proyek tersebut.

2. Time/Batasan Waktu : Seberapa lama proyek harus diselesaikan dan bagaimana penjadwalannya.

3. Cost/Batasan Biaya : Seberapa besar biaya yang harus digunakan dalam suatu proyek dan berapa anggarannya.

Adapun di literature lain yang kami temukan terdapat 1 tambahan lagi mengenai batasan umum ini yaitu, Kualitas. Dimana Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang dihasilkan. Berdasarkan standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk menetapkan target-target yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan proyek.

Adapun Stakeholder Proyek itu sendiri yaitu :

1. Tim Manajemen Proyek – Anggota tim proyek yang terlibat langsung dalam kegiatan manajemen proyek.

2. Sponsor - orang atau kelompok yang menyediakan sumber daya keuangan, baik berupa uang atau bukan, untuk proyek.

3. Influencer - orang atau kelompok yang, meski tidak terkait langsung pada pengadaan atau penggunaan keluaran proyek, namun dapat secara positif atau negatif memengaruhi jalannya proyek karena posisi mereka di organisasi atau di masyarakat.

4. Project end-user - dalam konsep rekayasa perangkat lunak adalah “abstraksi kelompok orang (target pengguna atau pengguna yang diharapkan) yang pada akhirnya mengoperasikan sebuah perangkat lunak. Mereka dapat juga disebut ‘pembeli’ atau ‘pemilik’ dari produk.

5. Champion proyek – penasihat proyek atau orang yang akan mendukung proyek sepanjang jalan.

Kesuksesan dalam manajemen proyek sangat besar dipengaruhi oleh pengalaman seorang manajer proyek. Faktor penentu kesuksesan manajemen proyek yang paling penting adalah dukungan dari eksekutif, keterlibatan pengguna, manajer proyek, tujuan bisnis yang jelas, scope yang dipersempit, dukungan infrastruktur dan software, formal metodologi dan estimasi yang handal.

B. Tahapan TI Manajemen proyek

Setiap proyek harus direncanakan secara detail dan terkontrol oleh Manajer Proyek. Kontrol berhubungan dengan membandingkan progres kerja aktual dengan rencana sebelumnya dan memberikan koreksi ketika rencana tidak sesuai dengan aksi. Rencana proyek akan disiapkan oleh Manajer Proyek dan menspesifikasikan kebutuhan pekerjaan yang akan dilakukan. Langkah-langkah berikut adalah panduan standar bagi Manajer Proyek dan Tim Proyek / Pelaksana:

Definisi Masalah. Dilakukan setelah manajemen memutuskan apakah request yang diajukan calon pelanggan diterima atau tidak. Request pelanggan dan beberapa komentar yang dipegang manajemen selanjutnya diserahkan kepada Manajer Proyek untuk memulai sebuah proyek. Ketika sudah ditandatangani, Manajer Proyek memeriksa semua dokumen yang terlibat dalam proyek dan memulai merencanakan sesuatu.
Analisis Proses. Manajer Proyek akan memulai sebuah proyek dengan mengerti model proses bisnis. Manajer Proyek setidaknya harus familier dengan proses-proses bisnis pengguna (pelanggan dalam hal ini) sebelum membangun pekerjaan tersendiri dalam menyelesaikan proyek, termasuk menetapkan masalah yang terjadi dalam sistem yang sedang berjalan, menetapkan tujuan dan gol, dan mendaftar kendala-kendala atau keterbatasan. Sebuah penentuan dan pendefinisian interface dengan sistem berjalan lainnya, dan kebutuhan-kebutuhan di dalam atau di luar bagian, harus dilengkapi. Analisis penuh terhadap sistem harus diadakan untuk memproduksi kebutuhan-kebutuhan fungsional seluruh sistem.
Deskripsi Fungsional. Setelah mengadakan proses analisis, Manajer Proyek kemudian membuat deskripsi fungsional. Deskripsi fungsional menetapkan kebutuhan-kebutuhan sistem dan menyediakan requestor dengan statemen yang jelas mengenai kapabilitas operasional yang akan dibangun. Jika kebutuhan-kebutuhan tersebut merubah poin-poin tertentu, deskripsi fungsional harus diupdate dan menerima persetujuan dari user (pelanggan). Deskripsi fungsional ini sebagai basis pengertian bersama antara pembuat proyek dan pelanggan.
Desain Sistem. Dalam fase desain, kebutuhan-kebutuhan fungsional dibangun dan diperbarui lebih lanjut. Kemungkinannya, beberapa pendekatan alternatif bisa terkonsep dan dibandingkan dari sudut biaya dan faktor keuntungan. Contoh seperti form, laporan, screen, dan dokumen-dokumen sistem lainnya bisa disiapkan, jika proyek berbentuk software. Diagram fisik dan logika disiapkan jika proyek berbentuk jaringan komputer. Dianjurkan sekali untuk membuat prototype agar user mempunyai kesempatan untuk mengembangkan desain. Untuk proyek desain software, struktur-struktur file dan desain laporan harus disempurnakan. Untuk semua proyek, pengaruh pada sistem dan jaringan harus ditentukan sebelum desain disetujui.

Ketika desain yang disetujui telah dibangun, Manajer Proyek akan membuat rencana aksi dan kejadian-kejadiannya (Plan of Action and Milestones) dan rencana progres kerja. Secara normal, ketika membangun sebua POAM dan rencana tugas kerja, Manajer Proyek sebaiknya merencanakan kepada anggota tim yang tersedia untuk bekerja pada proyek tidak lebih dari 28 jam setiap minggu. Manajer Proyek harus memikirkan kebutuhan lain-lain bagi anggota tim disamping komitmen untuk membangun timeline yang realistis. Manajemen akan menyetujui tim proyek, dan pengawas anggota tim proyek harus menjaga kebutuhan waktu timeline pekerjaan proyek. Rencana progres kerja dapat dibuat dalam berbagai format, namun Manajer Proyek akab lebih baik lagi jika membuat matrik tugas dan anggota tim proyek dengan sejumlah jam kerja yang diberikan kepada setiap aggota tim untuk mencapai target pekerjaan yang sudah ditentukan sebelumnya. Tugas-tugas kritis, yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan sebelum pekerjaan lain bisa diselesaikan, juga harus ditentukan. Selama fase desain, Manajer Proyek sebaiknya membuat Life Cycle Management dan memperoleh persetujuan jika diperlukan. Project life cycle didefinisikan sebagai seluruh tahapan dari sebuah proyek yang dimulai dari awal sebuah proyek sampai proyek berakhir (Heldman, 2003). Setiap tahapan adalah sebuah proses yang berkelanjutan dan berkaitan satu sama lain. Ketika sebuah tahapan gagal dilaksanakan, maka tahapan selanjutnya pasti akan gagal.

Pembuatan Sistem. Selama fase ini, desain sistem sudah diimplementasikan. Jika perubahan desain diperlukan, mungkin butuh merevisi langkah-langkah sebelumnya untuk memastikan bahwa sistem didesain secara wajar. Informasi tentang operasi, penggunaan, dan perawatan atau maintenance dibangun dalam fase ini.
Pengujian Produk. Perencanaan pengujian harus dipikirkan untuk memverifikasi kesamaan sistem yang telah dibuat terhadap identifikas-identifikasi kebutuhan yang dituliskan pelanggan. Seluruh sistem yang terintegrasi harus diuji untuk memastikan bahwa hardware dan semua komponen software bekerja sesuai desain yang dibuat. Semua pengujian harus dilakukan dalam lingkungan terkontrol sebelum proyek yang komplit diperkenalkan kepada user (pelanggan). Audit konfigurasi fungsional juga perlu dikerjakan.
Pelatihan User/Pelanggan. Setiap perubahan dalam sebuah sistem membutuhkan setidaknya pengetahuan baru dan biasanya skill baru juga pada beberapa komponen sumber daya manusia seperti operator, bagian administrasi, pengguna, dan manajer. Orientasi pada sistem diperlukan untuk setiap orang dalam organisasi yang terlibat dengan sistem baru tersebut. Jika sebuah proyek tidak untuk pembuatan sistem baru, namun hanya perevisian, atau pemodifikasian, ataupun perilisan versi baru software, sedikit banyak pelatihan mungkin akan dibutuhkan. Pelatihan dapat dilakukan dalam sesi kelas pelatihan atau kursus, maupun mengasisteni pekerjaan. Manajer Proyek bertanggung jawab dalam pembuatan rencana pelatihan.
Dokumentasi. Dokumentasi harus disiapkan sebagai kebutuhan. Minimal, harus ada informasi yang cukup untuk mendeskripsikan dan menjelaskan semua program sistem dan operasi, atau perubahan-perubahan dan alasan terhadap perubahan program.
Operasi. Sistem telah diimplementasikan dan diserahkan kepada user atau pelanggan. Pembuatan dan konversi data dari sistem yang lama menjadi sistem baru harus disempurnakan.
Evaluasi. Semua tim proyek berkontribusi terhadap manual proyek dan mengirimkannya kepada Manajer Proyek untuk dikonsolidasikan. Kemudian Manajer Proyek akan meng-compile kedalam rekaman tertulis untuk referensi selanjutnya dan dimaintain dengan dokumentasi lain untuk proyek tersebut. Jika dapat digunakan, Manajer Proyek akan menyiapkan sebuah rencana aksi ke depan jika memungkinkan dilakukan upgrade terhadap produk yang dibuat.

Manajemen proyek adalah pekerjaan yang integratif. Keputusan dan tindakan yang diambil pada satu bidang pengetahuan pada suatu waktu biasanya akan mempengaruhi bidang pengetahuan yang lain. Memanajemeni interaksi tersebut seringkali memerlukan sebuah trade off antara project scope, time dan cost. Manajemen proses dapat dipandang sebagai serangkaian proses yang saling berkaitan. Proses adalah serangkaian tindakan diarahkan pada hasil tertentu. Manajemen proyek dapat dipandang sebagai proses yang saling berkaitan. Serangkaian proses Manajemen proyek yaitu: Initiating processes, Planning processes, Executing processes, Monitoring and controlling processes dan Closing processes. Planing process dipetakan kedalam semua bidang pengetahuan sedangkan initiating process hanya dipetakan pada bidang pengetahuan integration management.

Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :

1. Tujuan Manajemen Proyek, tujuan manajemen proyek TI mencakup empat komponen yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. Ukuran keberhasilan proyek apabila ruang lingkupnya tercapai , kualitasnya terpenuhi, selesai sesuai jadwal dan menggunakan dana sesuai dengan yang disediakan.

2. Proses manajemen proyek, manajemen proyek TI mengacu pada fase-fase pelaksanaan proyek yang mencakup fase inisiasi proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.

3. Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).

Manajemen proyek dapat dipandang sebagai proses yang saling berkaitan. Serangkaian proses Manajemen proyek yaitu: Initiating processes, Planning processes, Executing processes, Monitoring and controlling processes dan Closing processes. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai serangkaian proses IT manajemen proyek maka dimakalah ini akan dilampirkan mengenai studi kasus proyek intranet pada Job Well Done (JWD).

a. Initiatingprocesses

Yaitu tahapan ketika sebuah proyek diajukan, disetujui dan dimulai. Tahap ini meliputi : mengenali dan memulai proyek baru. Beberapa organisasi menggunakan tahap pra-inisiasi, sementara yang lain memasukkan pembuatan business case sebagai bagian dalam proses inisiasi. Tujuan utama : Memilih dan memulai proyek secara formal. Output pentingnya mencakup:

a. Menetapkan Manajer Proyek

b. Identifikasi Stakeholder utama

c. Menyelesaikan business case

d. Menyelesaikan piagam proyek dan mendapatkan tanda-tangan persetujuan

Pada initiation process Erica membuat draf Business case dan Project charter, sedangkan output lain dari initiation process yaitu persetujuan dari manajer proyek dan identifikasi stake holder utama telah dilakukan.

b. Planning processes

Yaitu tahapan pembuatan project plan dan poject schedule, serta tahap penentuan deliverable dan requirement didefinisikan. Tujuan utama : memberikan panduan pelaksanaan. Setiap area pengetahuan (knowledge area) mencakup informasi perencanaan). Beberapa Output utamanya meliputi:

a. Kontrak Tim

b. Pernyataan Ruang-Lingkup (Scope)

c. Work breakdown structure (WBS)

d. Jadwal proyek, dalam bentuk Gantt chart dan semua dependensi dan resources sudah dimasukkan

e. Daftar resiko yang sudah diprioritaska

Planning process dilakukan dalam semua bidang pengetahuan. Namun pada proyek intranet pada JWD Erica hanya fokus pada beberapa output yang dianggap cukup penting dan sudah representatif yaitu: team contract, scope statement, work breakdown structure (WBS), project schedule dan list of prioritized risks.

c. Executing Process

Yaitu proses pengerjaan proyek yang melibatkan seluruh anggota tim pengembang sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing. Tahap ini biasanya membutuhkan waktu dan resources palinng banyak karena Hasil Akhir dari proyek dikerjakan/diproduksi di sini. Output utama : Hasil Perkerjaan. Manajer proyek harus menggunakan keahlian kepeminpinannya untuk mengatasi banyak tantangan yang terjadi selama tahap pelaksanaan ini

Mengeksekusi proyek meliputi pengambilan tindakan seperlunya untuk memastikan bahwa aktivitas dalam project plan telah lengkap. Termasuk juga berbagai pekerjaan yang diperlukan untuk memperkenalkan hardware, software dan prosedur baru hingga pada tahap pengoperasian yang normal. Dalam proyek intranet ini Erica menerapkan skill kepemimpinan yang baik. Output yang dibuat oleh Erica untuk Joe, CEO JWD, hanyalah milestone report, sedangkan isu – isu penting hanya disampaikan secara personal.

d. Monitoring and Controlling Process

Yaitu tahapan yang fokus terhadap monitoring performa dari pengerjaan proyek, yang didalamnya termasuk monitoring terhadap perubahan yang terjadi. Pengendalian meliputi:

a. Penghitungan progress(perkembangan)

b. Mengamati adanya pergeseran dari rencana

c. Melakukan langkah-langkah perbaikan

Pengendalian dilakukan pada semua kelompok proses yang lain dan terjadi pada semua tahapan dalam siklus hidup proyek. Output utama : Laporan status and perkembangan (progress).

Monitoring and Controlling adalah proses pengukuran kemajuan proyek berdasar tujuan yang telah ditetapkan, melihat deviasi dari project plan dan melakukan tindakan koreksi untuk menyesuikan kemajuan yang dicapai dengan project plan. Output-nya berupa performance reports dan meng-update project plan.

e. Closing Process

Yaitu tahapan ketika persetujuan akhir tentang berakhirnya proyek diperoleh. Proses penutupan meliputi :

a. mendapatkan persetujuan dari Stakeholder dan Customer atas produk final yang dihasilkan

b. membawa proyek secara teratur ke tahap akhir

Walaupun proyek tidak selesai, tetap harus ditutup untuk menjadi bahan pelajaran di masa mendatang. Output utama : Arsip Proyek dan Pelajaran yang diperoleh. Kebanyakan proyek mencakup Laporan dan Presentasi Akhir

Closing Process meliputi penerimaan oleh stakeholder dan kastamer terhadap pruduk atau layanan akhir. Kalaupun proyek tidak terselesaikan maka secara formal tetap harus di tutup dengan tujuan untuk perefleksian dan mengetahui apa yang dapat diambil sebagai pelajaran untuk mengembangkan proyek lain di masa depan. Output dari proses ini adalah dokumen – dokumen proyek dan pelajaran yang telah dipelajari yang merupakan bagian dari aset proses organisasional. Selain itu juga termasuk laporan akhir dan presentasi untuk sponsor dan manajemen senior.

Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem informasi. Contoh-contoh proyek TI :

· Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu.

· Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah.

· Proyek pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada di PT Garuda.

· Proyek pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.

· Proyek penjualan elektronik (E-Commerce).

Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut :

· Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.

· Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.

· Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam.

· Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.

Adapun keuntungan dari penerapan manajemen proyek TI antara lain:

· Effisiensi – baik dari sisi biaya, waktu dan sumber daya

· Meningkatnya kualitas dan produktifitas

· Meningkatnya relasi dengan customer

· Mencapai keuntungan maksimal, serta

· Koordinasi internal yang lebih baik sehingga terjadi peningkatan semangat, tanggung jawab dan loyalitas terhadap proyek.

BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Manajemen proyek TI merupakan kegiatan sumber daya yang tersedia dari sebuah proyek pengembangan solusi TI, dapat dihasilkan suatu sistem solusi yang memenuhi obyektif yang telah ditetapkan. Di sini, sumber daya proyek TI mencakup SDM, peralatan dan fasilitas kerja (baik hardwarde maupun software), dana, dan logistik. Manajemen proyek TI mengendalikan tiga aspek dari proyek TI yakni Scope, time, dan cost. Produk yang dihasilkan proyek TI dipatok mempunyai fitur sesuai rancangan, memenuhi batasan performance yang telah ditetapkan dan mudah pemeliharaannya. “Proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan dengan tingkat keberhasilan yang dapat ditolerir dan menghabiskan biaya sesuai dengan anggaran”. Tujuan utama manajemen proyek TI sama halnya dengan proyek lain. Pasalnya, tujuannya juga sama. Yakni memastikan bahwa tujuan yang telah direncanakan, dalam hal ini planning, dapat dicapai sesuai waktu berikut estimasi anggarannya.

B. SARAN

Kegagalan proyek TI adalah dilupakannya atau belum dijalankannya manajemen proyek TI (IT project management) secara baik dan tepat manakala dilakukan suatu proyek TI. Padahal dengan investasi yang lumayan mahal, proyek TI dituntut oleh pemilik proyek agar berjalan mulus, tanpa cacat. Batasan yang umum dalam semua manajemen proyek termasuk TI Manajemen Proyek yaitu Triple Constraint yang harus benar-benar diperhatikan karena suatu keberhasilan dapat diukur dari sana.

LAMPIRAN

Study Kasus JWD consulting intranet site project

Opening Case:

“Erica Bell adalah Project Management Office(PMO) untuk JWD(Job Well Done) Consulting. JWD Consulting adalah sebuah IT consultant yang membantu sebuah organisasi untuk menemukan dan menentukan project dengan hasil yang tinggi dan membangun sebuah metrics yang kuat untuk mengukur performansi proyek dan keuntungan untuk sebuah organisasi setelah proyek tersebut diimplementasikan. Nah Joe Fleming, CEO dari JWD Consulting, menginginkan perusahaannya terus tumbuh dan menjadi organisasi consulting kelas dunia. Untuk mendukung hal tersebut, dia meminta Erica untuk bekerja dengan timnya dan konsultan yang lain untuk membangun sebuha intranet dimana mereka dapat berbagi pengetahuan atau informasi menegenai project management yang mereka miliki satu sama lain. Joe juga berharap informasi tersebut dapat di akses oleh klien mereka.”

Selanjutnya kita akan mempelajari dan menganalisis input/output dari setiap group process study kasus di atas (JWD Consulting Intranet Site Project):

Project Initiation

Project Initiation meliputi pengenalan dan memulai sebuah project yang baru. Dari contoh kasus di atas output dari project initiation ada empat yaitu:

Project manager assigned
Key stakeholder identified
Business case completed
Project charter completed and signed

2. Project Planning

Output dari project planning berdasarkan studi kasus di atas adalah:

A team contract
A project scope statement
A work breakdown structure(WBA)
A project schedule
A list of prioritized risk

3. Project Executing

Project executing meliputi pengembilan aksi-aksi pokok untuk meyakinkan bahwa aktivitas yang sudah direncanakan di project plan dapat terlaksana dengan komplit. Intinya, output dari group process ini adalah hasil kerja sesuai dengan yang sudah di rencanakan di fase sebelumnya. Dalam study kasus di atas, output dari project executing dapat dijabarkan sebagai berikut:

Survey completed
Intranet site design completed
Project benefit measurement completed
User input collected
Articles completed
Templates and tools completed
Ask the expert completed
User request feature completed
Links completed
Intranet site construction completed
Intranet site testing completed
Intranet site promotion completed
Intranet site roll-out completed

Dari penjabaran tersebut dapat dilihat bahwa hasil dari proses ini adalah sebuah produk yang komplit dengan bernagai fitur yang sudah direncanakan di awal sesuai kebutuhan dan permintaan dari user.

4. Project Monitoring and Controlling

Monitoring and controlling adalah proses mengukur progress menuju keobjektivan dari suatu project, memonitor deviasi dari perencanaan, dan mengambil aksi-aksi korektif untuk menyesuaikan progress dengan perencanaan yang sudah dibuat. Monitoring dan controlling ada dalam semua fase dari project life cycle. Output utama dari monitoring and controlling adalah status dari suatu subproject dan progress report. Monitoring and controlling meliputi 9 knowledge area dari suatu project. Dalam contoh kasus diatas monitoring dan controlling dilakukan 1 kali/minggu, yaitu dihari jumat. Yang dilaporkan adalah status dan progress reportnya, meliputi pekerjaan yang berhasil diselesaikan, pekerjaan yang akan diselesaikan pada minggu selanjutnya, pekerjaan yang berjalan baik, bekerjaan yang belum berjalan baik, saran, dan perubahan project.

5. Project Closing

Project closing bisa dikatakn sebagai fase akhir atau penyelesaian dari suatu project termasuk serah terima kepada customer. Dalam hal ini project team juga harus memastikan bahwa deliverables are complete, termasuk adanya presentasi final. Output utama dari project closing adalah project archieves dan lessons-learned. Dalam studi kasus di atas output dari project closing adalah: